Was ist eine E-Rechnung?
Ab dem 1. Januar 2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die der Norm EN 16931 entspricht. Sie muss in einem strukturierten, elektronischen Format (XML-Datei) ausgestellt sein, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich, aber optional möglich.
- Die Formate ZUGFeRD und XRechnung entsprechen dieser Norm.
- Der Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben
- E-Rechnungen können z.B. per E-Mail versendet werden.
Einführung der E-Rechnungspflicht
Ausgehende E-Rechnung mit MerkatorIQ
MerkatorIQ verfügt seit 2020 über eine E-Rechnungsfunktion für ausgehende Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate entsprechen der ab 2025 geltenden Definition für E-Rechnungen gemäß Norm EN 16931.
- Wir nutzen für unsere Rechnungen seit Juli 2024 das ZUGFeRD-Format. Das hat den Vorteil, dass die XML-Datei in ein PDF eingebettet ist. Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format lässt sich daher auch ohne Viewer aufrufen und anzeigen wie ein herkömmliches PDF.
Was können Sie tun, wenn Sie eine reine XML-Rechnung erhalten?
Mit einem sogenannten Viewer können Sie sich eine XML-Datei anzeigen lassen oder zu Prüfzwecken auch in eine PDF-Datei konvertieren.
Verschiedene Anbieter stellen hierfür kostenfreie Lösungen bereit, z.B. quba-viewer oder ultramarinviewer.
Eingehende E-Rechnungen in MerkatorIQ verarbeiten
Für MerkatorIQ-Nutzer ist eine neue Funktion zur Verarbeitung eingehender E-Rechnungen geplant, inklusive Anbindung an die Rechnungs-Eingangsprüfung und einem integrierten Viewer für die Rechnungsanzeige.
Complan-Kunden informieren wir weiter über unseren Kunden-Newsletter.
Quellen
